【注意喚起】スタッフ私物の携帯電話を業務で利用する場合の留意点

業務に必要不可欠な携帯電話。そして、だいぶ前から誰でも持っているのも携帯電話。電話をしない日はないといっても良いでしょう。ならば、社員の携帯電話を業務につかってもらえれば…などと考えている経営者の方はおられませんでしょうか。では、ここで一度、私物携帯を業務で使用してもらうリスクについてみていきましょう。

リスク①:個人情報保護法違反

多くの方々が経験している携帯電話の紛失。プライベートで使用している分には、「ああああ、やっちゃった!」で済みますが、業務で使用している場合はそれでは済みません。例えば、取引先の担当者の携帯電話番号を登録している場合などは、個人情報保護法違反に問われてしまう場合があります。電話番号は、個人を特定することのできる情報ですからね。

リスク②:営業機密の漏洩の危険性

顧客との連絡を社員が自分の携帯電話で行っている場合は、重大な顧客情報の流出につながります。例えば、その社員が転職してしまう場合など、当然ですが顧客リストを持っていってしまうことなどはあってはなりません。しかし、携帯電話番号に顧客の連絡先が登録されていたとすると…。同業他社に転職された場合など、その被害は考えるだけでも恐ろしいものです。

やはり、業務で個人の携帯電話を使用させることはできないのか

確かに、リスキーなプライベート携帯電話の業務利用は避けた方が良いといえるでしょう。しかし、もちろんメリットもあります。企業の立場としては、通信機器を貸与する費用が削減できます。社員の立場でいえば、企業から携帯電話を支給されると複数の端末を持っていなくてはならないので、どうしても管理が面倒になってしまうため、それならば自分の端末を使用した方が楽だということがあります。ここで、一つの方法として「一定のルールを規定した上で、社員の携帯電話を業務に使用してもらう」ということがあります。

定めるべき一定のルールとは

社員個人の携帯電話を業務で使用してもらうために、定めておくべきルール。これの一例は次のようになります。

・使用する端末を事前に申請してもらう
・端末にはウィルス対策をインストールしてもらう
・紛失の際は、遠隔からデータを消去できる「リモートワイプ」を活用する
・企業からの監査が入る可能性を了承してもらう

社員からみると、あまりメリットはないかもしれない

 社員からすれば、リモートワイプで個人的に保管している情報までを消去されてしまう可能性があるのは、なかなかにツラいところです。しかし、これ位をやらないと、企業としては個人端末の業務利用には踏み切れないものであると考えられます。

やはり、業務用携帯の貸与の方が現実的か

 社員がこのルールを了承したとしても、企業側にも運用の負担がかかってきます。特に、「企業が必要であると判断した時に実施する監査」については、すんなりとはいかないケースも多いでしょう。企業からすれば、端末に登録された情報を不正利用していないかをチェックする上で必要であると考えられますが、個人がどこまで個人的な利用履歴を企業側に開示することに納得をするのかなど、様々な問題もあります。ここまでみていくと、やはり業務には業務用の携帯電話を使用してもらうのが良いかもしれませんね。